Xem Nhiều 5/2022 # Huong Dan Su Dung Microsoft Project # Top Trend

Xem 67,419

Cập nhật thông tin chi tiết về Huong Dan Su Dung Microsoft Project mới nhất ngày 19/05/2022 trên website Ifdvietnam.org. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Cho đến thời điểm hiện tại, bài viết này đã đạt được 67,419 lượt xem.

--- Bài mới hơn ---

  • 6 Bước Căn Bản Để Lập Tiến Độ Dự Án
  • Hướng Dẫn Tạo Project Và Làm Quen Adobe Premiere Pro Cs6
  • Pantheon Mùa 11: Bảng Ngọc, Cách Lên Đồ Pantheon Mạnh Nhất
  • Cách Lên Đồ Pantheon Jungle Dame Trong Lmht
  • Pantheon Mùa 11: Bảng Ngọc Bổ Trợ, Lên Đồ & Cách Chơi Pantheon Top, Mid, Rừng
  • Published on

    Hướng Dẫn Sử Dung Microsoft Project – Lương Văn Cảnh

    1. 1. PhD. LƯƠNG VĂN CẢNH HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MS PROJECT 2010 TÀI LIỆU LƯU HÀNH NỘI BỘ
    2. 2. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 2/58 chúng tôi Lương văn Cảnh MỤC LỤC Chương I……………………………………………………………………………………………………….5 Giới thiệu tổng quan về MS PROJECT 2010 ………………………………………………….5 Tổng quan ban đầu ………………………………………………………………………………….5 Quản lý dự án là gì?…………………………………………………………………………………6 Các nhân tố chính tạo nên một dự án …………………………………………………………6 Các bước lập tiến độ………………………………………………………………………………..7 Các tính năng mới trong Microsoft Project 2010…………………………………………7 Một số từ khoá trong Microsoft Project ……………………………………………………11 Chương 2……………………………………………………………………………………………………..13 Những thiết lập ban đầu của hệ thống và dự án…………………………………………….13 Thiết lập đơn vị tiền tệ……………………………………………………………………………13 Thiết lập lịch nền dự án………………………………………………………………………….13 Thiết lập cho hiện thanh tổng tiến độ dự án ………………………………………………14 Tạo một dự án mới ………………………………………………………………………………..14 Chương 3……………………………………………………………………………………………………..16 Tạo một dự án cụ thể và lập kế hoạch dự án …………………………………………………16 Xác định thông tin của dự án…………………………………………………………………..16 Thiết lập lịch cho dự án………………………………………………………………………….16 Lập danh sách các tác vụ của dự án …………………………………………………………17 Tạo các công việc phụ (subtasks)…………………………………………………………….19 Tạo công việc không tham gia vào dự án (Inactivate) ………………………………..19 Đưa một công việc vào khung nhìn thời gian (Timeline) ……………………………19 Thiết lập deadline ………………………………………………………………………………….20 Thiết lập mốc dự án……………………………………………………………………………….21 Nhập các ghi chú công việc (task note)…………………………………………………….21 Đính kèm các liên kết vào công việc………………………………………………………..21 Tạo các công việc định kỳ………………………………………………………………………22 Chương 4……………………………………………………………………………………………………..24 Tạo mối liên hệ giữa các công việc ………………………………………………………………..24 Mối liên hệ giữa các công việc………………………………………………………………..24 Xác định các mối quan hệ giữa các công việc quan trọng …………………………..24
    3. 3. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 3/58 chúng tôi Lương văn Cảnh Các kiểu phụ thuộc và lag time ……………………………………………………………….24 Xác định những ràng buộc cho các công việc……………………………………………26 Chia (cắt) công việc thành các phần nhỏ…………………………………………………..27 Chương 5……………………………………………………………………………………………………..28 Tạo nguồn lực và xác định nguồn lực cho dự án ……………………………………………28 Xác định nguồn lực và thông tin cho nguồn lực dự án………………………………..28 Cách thay đổi lịch cho nguồn lực…………………………………………………………….30 Thiết lập nguồn lực cho các công việc ……………………………………………………..31 Sửa đổi thời gian thực hiện công việc ………………………………………………………32 Kiểm tra hiệu chỉnh việc sử dụng nguồn lực……………………………………………..33 Chương 6……………………………………………………………………………………………………..35 Quản lý dự án (hệ thống) ……………………………………………………………………………..35 Xem xét toàn bộ dự án……………………………………………………………………………35 Kiểm tra ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự án …………………………………………..35 Xác định đường găng của dự án………………………………………………………………35 Xem xét các cột khác nhau trong một khung nhìn……………………………………..36 Thể hiện thông tin có chọn lọc ………………………………………………………………..37 Nhóm thông tin trong một khung nhìn……………………………………………………..37 Chương 7……………………………………………………………………………………………………..38 Cách thức lưu kế hoạch của dự án và kiểm soát dự án…………………………………..38 Lưu giữ một kế hoạch…………………………………………………………………………….38 Lưu giữ tại những thời điểm chuyển tiếp (interim)…………………………………….39 Thay đổi tham số công việc theo thực tế thực hiện…………………………………….39 So sánh giữa thời gian thực tế thực hiện và kế hoạch đối với mỗi công việc…39 Nhập tổng thời gian thực tế sử dụng nguồn lực và so sánh với kế hoạch………40 Chương 8……………………………………………………………………………………………………..42 Quản lý chi phí dự án …………………………………………………………………………………..42 So sánh chi phí hiện tại và kế hoạch…………………………………………………………42 Xem xét chi phí toàn bộ dự án…………………………………………………………………42 Phân tích tài chính với bảng Earned Value ……………………………………………….43 Chương 9……………………………………………………………………………………………………..47 Quản lý chi phí dự án ……………………………………………Error! Bookmark not defined.
    4. 4. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 4/58 chúng tôi Lương văn Cảnh Các báo biểu chuẩn của Microsoft Project………………………………………………..47 1.1 Báo cáo dạng đồ thị (Visual Reports)…………………………………………………….. 47 1.2 Báo cáo cơ bản dạng bảng số liệu………………………………………………………….. 49 Báo cáo các dữ liệu trực quan tại của sổ đang thao tác……………………………….51 Thêm tiêu đề và chân trang của trang in vào một báo cáo cơ bản ………………..51 Chương 10……………………………………………………………………………………………………53 Các cách kiểm soát, chỉnh sửa tiến độ …………………………………………………………..53 Xem lại các công việc khởi công bị chậm trễ ……………………………………………53 So sánh tiến trình công việc so với kế hoạch …………………………………………….54 Dùng cửa sổ theo dõi sơ đồ Gantt (Tracking Gantt) …………………………………..55 Xác định các công việc bị trễ tiến độ ……………………………………………………….55 Xác định các công việc có thời gian dự trữ……………………………………………….56 Link để tải MS Project 2010-32bit: http://www.mediafire.com/?2rfglqrfs3x9h Link để tải MS Project 2010-64bit: http://www.mediafire.com/?123yy2me2uuqh File tiến độ mẫu: tiến độ tổ chức đấu thầu: http://www.mediafire.com/?6opkyiudszyyd8q
    5. 5. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 5/58 chúng tôi Lương văn Cảnh Chương I Giới thiệu tổng quan về MS PROJECT 2010 Tổng quan ban đầu Micrososft Project 2010 là một chương trình giúp bạn có thể lập kế hoạch và quản lý một dự án. Từ thời hạn của một cuộc họp quan trọng cho đến ngân sách thích hợp dành cho nguồn lực của dự án, Project 2010 giúp bạn trải nghiệm một cách dễ dàng cũng như cung cấp những công cụ để mang lại hiệu quả làm việc tốt hơn. Bạn có thể sử dụng Microsoft Project để: Trước khi khởi công: 1. Tổ chức lập kế hoạch và quản lý dự án. 2. Cung cấp một dự trù về mặt thời gian thực hiện mỗi công việc trong kế hoạch cũng như thời gian của toàn bộ dự án 3. Lên lịch công việc của cá nhân hoặc tổ chức. 4. Chỉ định các nguồn lực và chi phí cho các công việc trong dự án. Trong quá trình thực hiện dự án: 5. Điều chỉnh kế hoạch để thích ứng với các điều kiện ràng buộc. 6. Chuẩn bị các báo biểu cần thiết cho dự án. 7. Dự trù các tác động đến tiến độ của dự án khi xảy ra những thay đổi có ảnh hưởng lớn đến dự án. 8. In ấn các báo biểu phục vụ dự án. 9. Làm việc và quản lý theo nhóm. Sau khi hoàn thành dự án: chúng tôi xét lại dự án để đối phó với các tình huống ngẫu nhiên. 11.Đánh giá tài chính chung của dự án. chúng tôi phép quan sát trở lại và phân tích dự án theo thực tế đã thực hiện 13.Rút kinh nghiệm trong khi thực hiện dự án. Là một người bắt đầu sử dụng chương trình Microsoft Project, bạn chắc hẳn có rất nhiều thắc mắc về việc tạo và quản lý một dự án. Cuốn sách này sẽ cung cấp cho bạn những khái niệm cơ bản trong Microsoft Project để quản lý dự án, sau đó bạn sẽ cùng
    6. 6. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 6/58 chúng tôi Lương văn Cảnh tạo, quản lý các thay đổi dự án thông qua các bài giảng của cuốn sách. Mỗi bài giảng là những hướng dẫn cụ thể từng bước trong việc tạo mới dự án, theo dõi hoạt động và quản lý dự án. Quản lý dự án là gì? Quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi và quản lý các công việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đặt ra với nhiều ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn lực. Kế hoạch của dự án có thể chỉ là đơn giản, ví dụ như một tập hợp nhỏ các công việc cùng thời gian bắt đầu và kết thúc, cũng có thể phức tạp gồm hàng nghìn các công việc và nguồn lực với chi phí hàng tỷ. Hầu hết các dự án đều có những điểm chung bao gồm việc phân chia dự án thành các công việc nhỏ dễ dàng quản lý, lập lịch thực hiện các công việc, trao đổi với nhóm và theo dõi các tiến trình thực hiện công việc. Mọi dự án đều bao gồm ba pha chính sau: – Lập kế hoạch dự án – Theo dõi các thay đổi và quản lý dự án – Kết thúc dự án. Các giai đoạn này càng được thực hiện tốt bao nhiêu, khả năng thành công của dự án càng nhiều bấy nhiêu. Các nhân tố chính tạo nên một dự án Dự án của bạn chỉ có thể thành công nếu bạn hiểu rõ được 3 nhân tố hình thành nên mỗi dự án, đó là: – Thời gian: gồm thời gian để hoàn thành từng công việc trong mỗi một giai đoạn. – Nguồn lực (tiền): gồm các chi phí nguồn lực: nhân lực, thiết bị, nguyên vật liệu để hoàn thành các công việc. – Mục đích: mục đích của các công việc và kế hoạch để hoàn thành chúng. Thời gian, nguồn lực và mục đích là chiếc kiềng ba chân đưa dự án đến thành công, mỗi một thành phần đều có ảnh hưởng đến hai phần còn lại. Ba thành phần này là rất quan trọng và trực tiếp ảnh hưởng đến dự án, mối quan hệ giữa ba thành phần này là khác nhau đối với mỗi dự án và nó quyết định tới những vấn đề và cách thức thực hiện dự án.
    7. 7. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 7/58 chúng tôi Lương văn Cảnh Các bước lập tiến độ 1. Thu thập thông tin, phân tích công nghệ, dây chuyền sản xuất, nguyên lý vận hành… 2. Lập danh sách các hạng mục, các công việc của hạng mục (WSB) sẽ tiến hành thực hiện. 3. Xác định sơ bộ các ràng buộc giữa các hạng mục với nhau, giữa các công việc với nhau 4. Xác định khối lượng của các công việc 5. Xác định thành phần hao phí (vật liệu, nhân công , ca máy) và đơn giá của nó cần cho các công việc. 6. Sắp xếp thứ tự ưu tiên các nguồn lực 7. Ước lượng thời gian thi công và chi phí các nguồn lực 8. Lập tiến độ theo kế hoạch đã định. 9. Xác định các yếu tố, các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật để so sánh với tiến độ kế hoạch đã lập 10.Điều chỉnh, tối ưu hóa tiến độ 11.Chấp thuận tiến độ đã lập. 12. In các báo cáo, biểu mẫu để phục vụ công tác quản lý. chúng tôi dõi, cập nhật tiến độ. Điều chỉnh tiến độ. Các tính năng mới trong Microsoft Project 2010 · Giao diện Microsoft Office Fluent (thanh Ribbon) thân thiện. Với Ribbon, bạn có thể truy cập đến các tab trên cửa sổ chương trình một cách dễ dàng, hoặc thêm bớt nhóm lệnh ra khỏi tab. Nếu bạn không biết chức năng của một nút, bạn rà chuột lên nút, một cửa sổ nhỏ (Sreen tip) hiện lên nội dung chức năng của nút. · Menu truy cập nhanh (Quick access toolbar): thay thế các thanh công cụ của phiên bản trước. Muốn thay đổi mặc định số lượng nút của nó, ta nhấp vào nút cuối cùng bên phải để thêm bớt nút.
    8. 8. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 8/58 chúng tôi Lương văn Cảnh · Thanh công cụ nhỏ (Mini Toolbar): ấn phím phải chuột vào một ô trong bảng, mini toobar sẽ xuất hiện để bạn chọn nhanh những tác vụ thông thường nhất của ô đang chọn. · Giao diện Backstage với tất cả các công cụ cần thiết để làm việc với tập tin của bạn. · Lên lịch các công việc: bạn có thể tự lên lịch các công việc trong dự án sau khi đã tạo các công việc đó. Các thông tin gồm ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời lượng công việc, sự phụ thuộc của các công việc bạn có thể thiết lập trong Microsoft Project 2010. Là một nhà quản lý dự án, bạn sẽ có rất nhiều công việc để làm. Vậy thì Microsoft Project có thể giúp gì cho bạn? Trước hết, nó lưu trữ thông tin chi tiết về dự án của bạn trong cơ sở dữ liệu và sử dụng các thông tin này để tính toán, theo dõi tiến trình, chi phí của dự án và các thành phần khác đồng thời tạo ra một kế hoạch cho dự
    9. 9. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 9/58 chúng tôi Lương văn Cảnh án của bạn. Càng nhiều thông tin về dự án mà bạn cung cấp, dự án càng được thực hiện chính xác bấy nhiêu. Giống như một bảng tính, Microsoft Project thể hiện kết quả ngay sau các tính toán. Tuy nhiên kế hoạch của dự án sẽ không được lập cho đến khi bạn hoàn thành các thông tin quan trọng của các công việc. Microsoft Project lưu giữ thông tin bạn nhập và thông tin nó tính toán trong các trường như tên công việc hay khoảng thời gian thực hiện. Trong Microsoft Project, mỗi trường được thể hiện trong một cột. · Giao diện Timeline: mang đến cho bạn giao diện trực quan sinh động gồm bản tóm tắt các công việc, công việc và các sự kiện quan trọng mà bạn muốn xem. Dễ dàng sao chép Timeline và dán chúng vào một ứng dụng khác. Để di chuyển khung nhìn này cho phù hợp với thời đoạn cần xem, ta kéo mở rộng hoặc trượt thanh màu xanh nhạt trên cùng. Để copy khung nhìn Timeline này qua phần mềm khác, ấn phím phải vào khung nhìn, chọn · Làm việc tốt với Excel và Word: bạn có thể dán các dữ liệu của Microsoft Project 2010 vào Excel hoặc Word theo các cột và cấu trúc dữ liệu của Microsoft Project. · Tùy biến Ribbon: bạn có thể tạo các tab và nhóm chúng lại để làm việc. Chú ý mũi tên nhỏ xuất hiện bên cạnh các nút, nó cho ta danh dách thả xuống để chọn các chức năng khác cùng nhóm với nút đó.
    10. 10. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 10/58 chúng tôi Lương văn Cảnh · Tùy biến các trường dữ liệu: chỉ cần tạo một giá trị số, ngày hoặc chữ từ cột ngoài cùng bên phải của bảng, Microsoft Project có thể xác định chính xác loại dữ liệu bạn sử dụng. · Tính năng AutoFilter được cải thiện, sử dụng công cụ lọc giống Microsoft Excel giúp bạn có thể phân loại, sắp xếp theo nhóm. · Lưu tập tin sang định dạng PDF hoặc XPS: Microsoft Project 2010 cho phép bạn lưu tập tin có định dạng *.mpp thành định dạng tài liệu PDF hoặc XPS. a) Giao diện Team Planner (chỉ có ở phiên bản Microsoft Project Professional 2010): giúp bạn có thể thay đổi công việc từ nguồn lực này sang nguồn lực khác bằng cách kéo thả tại cửa sổ Team Planner. · Tính năng Inactive task (chỉ có ở phiên bản Microsoft Project Professional 2010 trở về sau): giúp bạn có thể vô hiệu hóa các công việc được chọn từ một dự án vì thế nó không ảnh hưởng gì đến tiến độ dự án. Bạn có thể kích hoạt lại công việc này nếu cần. · Tích hợp SharePoint Task List (chỉ có ở phiên bản Microsoft Project Professional 2010): đồng bộ hóa các công việc giữa Microsoft Project với Project Task List trên Microsoft SharePoint. · · Microsoft Project qua nhiều năm phát triển các phương pháp quản lý dự án cung cấp cho bạn một số công cụ lập kế hoạch và theo dõi. Một vài điểm chú ý: · Biểu đồ Gantt là giao diện chính của Microsoft Project, hiển thì các bảng tính với các cột dữ liệu cùng giao diện đồ họa các công việc trong dự án bố trí dọc theo một thời
    11. 11. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 11/58 chúng tôi Lương văn Cảnh gian nằm ngang. Bằng cách xem xét các dữ liệu trong các cột (chẳng hạn tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, các nguồn lực) bạn có thể hiểu các thông số của từng công việc và xem thời gian của mình. · Sơ đồ Network Diagram (hay còn gọi là sơ đồ logic) thực chất là phiên bản biểu đồ PERT. Sơ đồ này cho bạn xem được các công việc hiện tại đang được khớp với nhau · Quản lý rủi ro là một phần quan trọng trong một dự án vì bất cứ dự án nào cũng có rủi ro. Bạn có thể gặp rủi ro về nguồn lực, về nguyên vật liệu, chi phí và rủi ro này có thể khiến dự án của bạn chậm tiến độ. Quản lý rủi ro là một nghệ thuật dự đoán rủi ro, là sao để dự án của bạn ít rủi ro nhất và xác định chiến lược ngăn ngừa cũng như khắc phục rủi ro xảy ra. Microsoft Project giúp bạn quản lý rủi ro bằng cách cho phép đưa ra các tình huống rủi ro có thể. Ví dụ, khi bạn thay đổi thời gian của ngày bắt đầu sẽ kéo theo sự thay đổi trong dự án, lúc này bạn có thể thấy được sự chậm trễ, chi phí thay đổi và các nguồn lực có thể xung đột với nhau. Với những thông tin này bạn có thể quản lý các rủi ro một cách hiệu quả hơn. · Quản lý nguồn lực bao gồm việc sử dụng các nguồn lực một cách thông minh. Một người quản lý dự án giỏi sẽ tìm ra các nguồn lực thích hợp cho công việc, giao cho thành viên khối lượng công việc hợp lý. Trong Microsoft Project có các công cụ chẳng hạn một biểu đồ Resource Usage cho phép bạn biết được nguồn lực đang sử dụng, bên cạnh đó biểu đồ sẽ phản ánh khối lượng công việc. Một số từ khoá trong Microsoft Project Task: công việc, công việc Duration: thời gian thực hiện công việc
    12. 12. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 12/58 chúng tôi Lương văn Cảnh Start: ngày bắt đầu Finish: ngày kết thúc Predecessors: công việc làm trước Successors: công việc kế tiếp Task list: danh sách các công việc Resource: nguồn lực bao gồm vật liệu, nhân lực, máy móc thực hiện các công việc của dự án Work: số giờ công được gán để thực hiện công việc Unit: đơn vị tính của nguồn lực Milestone: loại công việc đặc biệt (điểm mốc) có Duration=0, dùng để kết thúc các giai đoạn trong dự án hoặc điểm dừng kỹ thuật, tài chính, thanh toán hợp đồng Recurring Task: công việc định kỳ, lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu kỳ trong thời gian thực hiện dự án. Ví dụ các buổi họp giao ban đầu tuần Shedule: lịch trình, tiến độ của dự án Std. Rate: giá chuẩn Ovr. Rate: giá ngoài giờ Cost/use: phí sử dụng nguồn lực Baseline: theo kế hoạch, theo đường kế hoạch cơ sở Actual cost: chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại Current cost: chi phí đã sử dụng tới thời điểm hiện tại + chi phí còn lại theo thời điểm hiện tại Remaining cost: chi phí cần có để tiếp tục thực hiện dự án. Summary Task (công việc tóm lược): công việc mà chức năng duy nhất của nó là chứa đựng và tóm lược thời khoảng, công việc và chi phí của các công việc khác.
    13. 15. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 15/58 chúng tôi Lương văn Cảnh b) Bước 2: lưu tệp tin lại dùng Ctrl + S đặt tên cho tệp tin lưu vào vị trí phù hợp trong ổ cứng. c) Bước 3 : chọn File Info nhấn nút Project Information bên phía tay phải chọn Advanced Properties, ta được một hộp thoại sau đó ta chỉnh những thông tin cần thiết cho hệ thống.
    14. 18. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 18/58 chúng tôi Lương văn Cảnh những công việc nhỏ có thể phân giao cụ thể được. Cuối cùng nhập các khoảng thời gian thiết lập cho từng công việc. Một công việc sẽ chiếm giữ một khoảng thời gian và chúng sẽ được theo dõi tiến trình thực hiện. Một công việc có thể được thực hiện trong một ngày hay nhiều tuần. Bạn hãy nhập các công việc theo thứ tự mà chúng xảy ra, sau đó ước tính số thời gian để thực hiện công việc đó. a) Vào Task chọn Grantt Chart b) Nhập tên trong cột Task name. Ta cũng có thể copy từ Excel để dán vào cột Task Name. c) Trong cột Task Mode chọn một trong hai loại Task Mode: thời biểu bằng tay (manually scheduled) hay tự động (auto scheduled) . Nếu ta chọn kiểu tự động, khi đó ta chưa tính toán số ngày cho từng công việc thì MS Project mặc định là 1 ngày bắt đầu từ ngày bắt đầu dự án. Ta cũng có thể quét khối các công việc, rồi chọn kiểu tự động trên Ribbon Task. Nếu muốn mặc định chọn kiểu, ta vào optionschedulescheduling option for project. d) Trong cột Duration, nhập thời gian thực hiện công việc theo tháng, tuần, ngày, giờ hay phút. Bạn có thể sử dụng các dấu tắt sau: tháng = mo tuần = w ngày = d giờ = h phút = m Chú ý: Để chỉ ra đây là thời gian ước tính, đánh thêm dấu hỏi sau khoảng thời gian thực hiện.
    15. 22. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 22/58 chúng tôi Lương văn Cảnh có ý nghĩa. Ngoài ra nếu dữ liệu muốn đính kèm khá lớn không thể truyền tải hết qua Note thì ta có thể đặt đường link đến đó để có thể mở ra tốt nhất, nhanh nhất. a) Chọn công việc cần đính kèm thêm các liên kết. Nhấn chuột phải chọn Hyperlink b) Chọn tài liệu muốn liên kết đến trong phần Link to như hình trên, ta được như sau: c) Nếu là gửi mail thì vào Mail Address , rồi thiết lập địa chỉ người nhận, tiêu đề… d) Trên phần Text to display đặt lại tên cho dễ nhớ, nhấn OK. Cột sẽ xuất hiện biểu tượng e) Khi muốn mở link liên kết này ở Grantt chart nhấn chuột phải chọn Hyperlink, chọn Open hyperlink Tạo các công việc định kỳ Công việc định kỳ là những công việc thường xuyên lặp đi lặp lại, ví dụ như 1 buổi họp giao ban thứ hai hàng tuần. Công việc định kỳ có thể xảy ra hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm. Bạn có thể xác định khoảng thời gian thực hiện đối với mỗi lần công việc xuất hiện hay thời gian nào nó sẽ xảy ra.
    16. 23. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 23/58 chúng tôi Lương văn Cảnh a) Chọn menu Task, chọn công việc ở cột Task Name, chọn nơi bạn muốn công việc định kỳ xảy ra b) Trong Ribbon Insert, chọn TaskRecurring Task. c) Cửa sổ Recurring Task Information xuất hiện, nhập các thông tin vào.Sau khi OK thoát ra, công việc này sẽ xuất hiện biểu tượng trên cột
    17. 25. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 25/58 chúng tôi Lương văn Cảnh Sau khi các công việc đã được liên kết với nhau, bạn có thể chọn sớm hơn hay thêm một khoảng trễ thời gian giữa 2 công việc bằng cách nhập vào ô Lag a) Chọn công việc cần thiết nhập, kích đúp vào ra hộp thoại Task Information b) Chọn tab, chọn công việc trước công việc đó, chọn loại phụ thuộc nhập lag time. Lúc này, cột Predecessor sẽ xuất hiện dạng Nhập thời gian gối chồng theo số âm (ví dụ, -2d cho 2 ngày gối chồng). Nhập thời gian trễ theo số dương. Để nhanh chóng đưa thời gian xếp chồng hay thời gian trễ cho một công việc kế tiếp, kích đúp vào đường kết nối giữa công việc đó và công việc làm trước Gantt Chart, và sau đó nhập thời gian gối chồng hay thời gian trễ trong hộp thoại Task Dependency c) Thực hiện như vậy cho toàn bộ các công việc của dự án Chú ý: để liên kết các công việc liên tiếp nhau theo kiểu FS , giữ phím Shift, và sau đó kích chuột vào công việc đầu tiên và công việc cuối. Để liên kết các công việc cách xa nhau, giữ phím CTRL. Những công việc bạn muốn liên kết với nhau theo thứ tự công việc nào chọn trước sẽ là công việc làm trước, công việc nào chọn sau sẽ là công việc kế tiếp. Sau khi chọn xong, chọn menu Task, ở Ribbon Schedule, ấn nút Link Tasks
    18. 26. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 26/58 chúng tôi Lương văn Cảnh . Để huỷ bỏ liên kết giữa các công việc, chọn các công việc bạn muốn trong cột Task Name, và kích nút Unlink Tasks . Các công việc này sẽ được sắp xếp lại dựa trên những liên kết và các ràng buộc còn tồn tại Để thay đổi kiểu liên kết, kích đúp vào đường liê kết giữa 2 công việc bạn đang muốn thay đổi. Xác định những ràng buộc cho các công việc Bảng sau liệt kê những kiểu rang buộc giữa các công việc Kiểu ràng buộc Ý nghĩa As soon as possible Công việc không bị ràng buộc As Late as possible Công việc này phải bị trì hoạn càng lâu càng tốt. Finish No Earlier than Công việc phải kết thúc sau ngày tháng chỉ định. Finish No Later than Công việc phải kết thúc vào ngày hoặc sơm hơn ngày tháng chỉ định. Must Finish On Công việc phải kết thúc chính xác vào ngày tháng đã định. Must Start On Công việc phải kết thúc vào ngày tháng đã định Start No Earlier than Công việc bắt đầu vào ngày tháng hoặc muộn hơn ngày tháng chỉ định. Start No Later than Công việc phải bắt đầu trước ngày tháng chỉ định. Ta có thể tạo ra các mối ràng buộc về thời điểm kết thúc công việc như sau: a) Chọn task cần thiết lập các ràng buộc, kích đúp vào mở ra hộp thoại Task Information b) Chọn thẻ Advanced trong mục loại ràng buộc Constraint type chọn 1 trong những kiểu kể trên. Chọn mục ngày ràng buộc Constraint date để nhập ngày rồi nhấn OK.
    19. 27. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 27/58 chúng tôi Lương văn Cảnh Chia (cắt) công việc thành các phần nhỏ Bạn có thể chia nhỏ một công việc nếu thời gian cho công việc bị ngắt quãng. Điều này rất có ích, ví dụ sẽ có thời gian bạn tạm thời dừng công việc đang làm để chuyển sang một công việc khác. Bạn có thể chia một công việc thành nhiều phần nếu cần thiết. Cũng phải chú ý thêm rằng việc chia nhỏ 1 công việc thành nhiều phần không giống như những công việc định kỳ mà bạn đã được biết trong những bài trước. a) Chọn công việc muốn chia nhỏ. Trên tab Task kích b) Trên sơ đồ Grant, rê chuột đến thanh ngang biểu diễn công việc, kích vào ngày bạn muốn chia công việc, sau đó kéo phần còn lại tới ngày bạn muốn công việc lại bắt đầu tiếp tục. c) Có thể ghép lại các phần bằng cách kéo các phần công việc chạm vào nhau.
    20. 28. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 28/58 chúng tôi Lương văn Cảnh Chương 5 Tạo nguồn lực và xác định nguồn lực cho dự án Xác định nguồn lực và thông tin cho nguồn lực dự án Trong MS project 2010 có 3 loại nguồn lực 1. Work : là loại nguồn lực không phải tiêu dùng hết sau khi thực hiện dự án mà có thể sử dụng trong tương lai, con người , máy móc, thiết bị thuộc loại nguồn lực này. Nguồn lực này được phân bổ 100% cho dự án hay một phần dành cho dự án khác. 2. Material : là loại nguồn lực được tiêu thụ, sử dụng để dự án được tiếp diễn. VD: xăng dầu, văn phòng phẩm…Nguồn tài nguyên này được xác định bằng định mức tiêu hao của từng tác vụ. 3. Cost: là chi phí cộng thêm trong công việc để có thể hoàn thành nó. Ví dụ như là tiền công tác phí, chi phí khác…Loại chi phí này xảy ra tại một thời điểm, đầu hoặc cuối công việc. Chú ý rằng các cột chi phí khi nhập ở cửa sổ Resources Sheet không chỉnh sửa được. Giá trị chi phí cho nguồn lực loại Cost được thiết lập khi chỉ định nguồn lực này cho một công việc khi gán loại nguồn lực Cost cho một công việc ở hộp hội thoại Assign Resources. 4. Generic: là loại tài nguyên không thuộc các loại trên và được định nghĩa bởi người dùng. Loại này được sử dụng khi chưa biết cụ thể loại hao phí gì cần dùng cho công việc. Các bước thực hiện Vào Task menu chọn ribbon View, ấn mũi tên thả xuống của nút Grantt Chart, chọn Resource Sheet để mở khung nhìn tạo nguồn lực cho hệ thống. Hoặc vào menu View, chọn ribbon Resource Views, ấn nút
    21. 31. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 31/58 chúng tôi Lương văn Cảnh Chọn tab Genreal kích vào nút Change Working Time. Thiết lập như đã hướng dẫn ở phần trên. Thiết lập nguồn lực cho các công việc Chọn công việc mà ta muốn xác định nguồn lực cho nó. Chọn Resourse tab chọn ribbon Assignments, ấn nút Assign Resourse để mở cửa sổ Assign Resourse. Chọn nguồn lực muốn thiết lập từ danh sách các nguồn lực, ấn nút Assign. Nếu các nguồn lực đã được thiết lập đơn giá chi phí (cost) thì ta sẽ thấy cột
    22. 33. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 33/58 chúng tôi Lương văn Cảnh Trong hộp thoại này bỏ dấu kiểm trong mục Effort Driven, sau đó kích OK. Bây giờ khi tạo thêm nguồn lực cho công việc sẽ không bị thay đổi Kiểm tra hiệu chỉnh việc sử dụng nguồn lực Khung nhìn Resource Usage thể hiện tất cả các nguồn lực sử dụng trong dự án. Với khung nhìn này bạn có thể thấy rằng nguồn lực được sử dụng như thế nào, những nguồn nguồn lực nào có thể sử dụng tiếp, nguồn nguồn lực nào đang quá tải. Trong tab Task ,ở mục View chọn Resource Usage Trong Resource Name xem lại các công việc sử dụng nguồn nguồn lực này Muốn đổi công việc của nguồn lực, ví dụ đổi chuyên gia 1 qua làm việc của chuyên gia 2, chuyên gia 2 qua làm việc của chuyên gia 1, ta rê dòng nguồn lực chuyên gia 1 đè qua dòng nguồn lực của chuyên gia 2
    23. 34. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 34/58 chúng tôi Lương văn Cảnh
    24. 35. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 35/58 chúng tôi Lương văn Cảnh Chương 6 Quản lý dự án (hệ thống) Xem xét toàn bộ dự án Chúng ta có thể quan sát thời gian bắt đầu, kết thúc dự án và thời gian những pha chính xảy ra trên khung nhìn Gantt Trong menu View, chọn ribbon Zoom, chọn nút Zoom để có thể lựa chọn các loại hình để có thể xem được dự án,ở đây muốn xem toàn bộ dự án chọn Zoom ta được hộp thoại chọn Entire project để nhìn thấy toàn bộ dự án kích OK. Kiểm tra ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự án Chúng ta có thể xem lại thông tin về ngày kết thúc dự án có đúng mong đợi không, số lượng công việc và số thời gian đã thực hiện được của dự án Vào menu Project, chọn ribbon Properties, chọn nút Project Information ,kích Statistics sẽ được hộp thoại hiển thị thông tin như sau: Xác định đường găng của dự án Đường găng là tập hợp các công việc phải được thực hiện đúng tiến độ để những công việc này không ảnh hưởng đến sự hoàn thành của dự án nếu có sự trì hoãn công việc. Trong tab Task mục View chọn Tracking Gantt. Khi đó sẽ hiển thị một đường màu đỏ đường này chính là đường găng của dự án.
    25. 37. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 37/58 chúng tôi Lương văn Cảnh Usage hoặc phân phối giờ công ngoài giờ. 4.9 More View Cho phép lựa chọn các khung nhìn khác của chương trình. Trong menu View, chọn ribbon Data, ấn nút Table, chọn khung nhìn mà muốn ta muốn quan sát số liệu. Thể hiện thông tin có chọn lọc Đôi khi bạn cần theo dõi chỉ một số công việc xác định nào đó, MS Project cho phép ta lọc thông tin trong toàn dự án để có được những thông tin cần thiết. Trong menu View, chọn ribbon Data, ấn nút Table, chọn khung nhìn mà muốn ta muốn quan sát số liệu. Có thể lọc thông tin theo ý muốn bằng cách chọn More Filter… như trong hình trên ta được hộp thoại Nhóm thông tin trong một khung nhìn Ngoài lọc thông tin ta còn có thể gom nhóm chúng lại để tiện theo dõi hơn. Thực hiện các bước như trong phần trên nhưng thay vì lấy dữ liệu trong phần Filter ta chọn dữ liệu trong Group
    26. 41. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 41/58 chúng tôi Lương văn Cảnh Khi bạn nhập thông tin thời gian thực tế sử dụng nguồn lực, MS Project sẽ tự động tính lại số thời gian còn lại sử dụng nguồn nguồn lực đó So sánh việc sử dụng nguồn lực trong thực tế và kế hoạch. Chúng ta có thể theo dõi việc sử dụng nguồn lực trong thực tế và kế hoạch. Trong phần này chúng ta cũng có thể theo dõi được số nguồn lực quá tải đối với việc sử dụng nguồn lực. Chọn menu Task, chọn ribbon View, chọn nút Gantt Chart Chọn menu View, chọn ribbon Data, chọn nút Table, chọn Work hoặc Variance. So sánh các giá trị trong cột Work, Baseline, Actual
    27. 42. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 42/58 chúng tôi Lương văn Cảnh Chương 8 Quản lý chi phí dự án So sánh chi phí hiện tại và kế hoạch Chi phí thực hiện dự án theo kế hoạch có thể sẽ khác với chi phí thực tế thực hiện. Chính vì những lí do trên chúng ta cần phải theo dõi chi phí thực hiện các công việc trong quá trình thực hiện và đảm bảo rằng tổng chi phí thực hiện dự án sẽ không nằm ngoài dự kiến. Chọn menu Task, chọn ribbon View, chọn nút Gantt Chart Chọn menu View, chọn ribbon Data, chọn nút Table, chọn Cost. So sánh các giá trị trong cột Total Cost (tổng chi phí theo các tham số hiện tại), Baseline (tổng chi phí theo kế hoạch), Variance (mức thay đổi giữa kế hoạch và hiện tại), Actual (chi phí thật sự đã bỏ ra đến thời điểm đang xét), Remaining (chi phí còn lại phải thực hiện so với tổng chi phí theo các tham số hiện tại) Xem xét chi phí toàn bộ dự án Với Ms Project, chúng ta có thể thấy được tổng chi phí theo kế hoạch, theo thực tế, chi phí đã sử dụng và chi phí còn lại để thực hiện dự án. Trên menu Project chọn ribbon Project Information, hiện ra cửa sổ Project Information, ấn vào nút Statistics, hiện ra cửa sổ Project Statistics, ta có các dòng thông tin của tổng dự án tương tự như mục trên: Current (tổng chi phí theo các tham số hiện tại), Baseline (tổng chi phí theo kế hoạch), Actual (chi phí thật sự đã bỏ ra đến thời điểm đang xét), Remaining (chi phí còn lại phải thực hiện so với tổng chi phí theo các tham số hiện tại)
    28. 43. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 43/58 chúng tôi Lương văn Cảnh Phân tích tài chính với bảng Earned Value Earned Value là công cụ quản lý chi phí và tiến độ dự án một cách trực quan. Nếu muốn so sánh tiến trình, chi phí thực hiện dự án mong đợi với tiến trình, chi phí thực tế vào một thời điểm nào đó, chúng ta có thể dùng bảng Earned Value Chúng ta có thể sử dụng bảng này để dự đoán rằng với tình hình hiện tại thì công việc sẽ kết thúc với một chi phí vượt quá khả năng cho phép hay không.Ví dụ nếu một công việc đã hoàn thành hơn 50% và chi phí thực tế là 2000000đ, chúng ta có thể dễ dàng thấy được con số 20000000đ là nhiều hơn, ít hơn hay bằng so với thực hiện 50% công việc này . Cột VAC thể hiện sự khác nhay về chi phí giữa thực tế và kế hoạch. Để tính được giá trị đạt được, khi ghi chép mức độ hoàn thành của công việc, vào menu File, chọn mục Option, chọn tab Advanced, tìm mục Default Task Earn Value Methode, ta chọn loại Physical % Complete ( đừng chọn % Complete). Chọn menu Task, chọn ribbon View, chọn nút Gantt Chart Chọn menu View, chọn ribbon Data, chọn nút Table, chọn More Tables, chọn Earned Value, ấn Apply. So sánh các giá trị trong cột của bảng Earn Value.
    29. 46. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 46/58 chúng tôi Lương văn Cảnh
    30. 53. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 53/58 chúng tôi Lương văn Cảnh Chương 10 Các cách kiểm soát, chỉnh sửa tiến độ Khi quản lý tiến độ, cần phải nhập liệu các số liệu thực tế mà dự án đã xảy ra. Từ đó, xem xét lại tiến độ thực và điều chỉnh lại các thông số khác của tiến độ để đạt được các mục tiêu đề ra trong tương lai. MS Project cung cấp nhiều công cụ để thực hiện yêu cầu này, bao gồm chỉnh sửa các nội dung của: · Các cửa sổ thao tác dữ liệu View · Các bảng dữ liệu Table · Các đường tiến độ công việc Progress Line · So sánh các phiên bản của dự án Xem lại các công việc khởi công bị chậm trễ Đường kế hoạch gốc Baseline là yếu tố chính để ta xem xét thực tế dự án có thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra chưa. So sánh số thiệu dự án đã ghi chép với số liệu của đường kế hoạch gốc, ta sẽ dễ dàng nhận ra các công việc bị chậm trễ so với kế hoạch trên cửa sổ Gantt. Các bước thực hiện như sau: Chọn cửa sổ Gantt Chart. Chọn menu Format, chọn group Bar style, chọn nút Slippage Chọn đường kế hoạch để so sánh Trong phần cửa sổ biểu diễn các thanh tiến trình của các công việc, đường mảnh biểu diễn thời đoạn bị khởi công chậm trễ được thêm vào phía bên trái của thanh tiến trình thực tế. Để bỏ các thanh biểu diễn sự khởi công trễ, ta chọn lại nút Slippage , bỏ chọn đường kế hoạch Baseline
    31. 54. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 54/58 chúng tôi Lương văn Cảnh So sánh tiến trình công việc so với kế hoạch Các công việc có thể khởi trễ, nhưng nó thể hoàn thành sớm do ta tăng nguồn lực cho nó. Để biết nó có thể hoàn thành đúng kế hoạch hay không, cần phải so sánh với đường kế hoạch gốc Baseline. là yếu tố chính để ta xem xét thực tế dự án có thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra chưa. Các bước thực hiện như sau: Chọn cửa sổ Gantt Chart. Chọn menu Format, chọn group Bar style, chọn nút Baseline Chọn đường kế hoạch để so sánh với tiến trình thực tế Trong phần cửa sổ biểu diễn các thanh tiến trình của các công việc, đường màu xám đen biểu diễn tiến trình theo kế hoạch được thêm vào phía bên dưới của thanh tiến trình thực tế.
    32. 57. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 57/58 chúng tôi Lương văn Cảnh Chọn cửa sổ Gantt Chart Chọn menu Format, trong group Bar Styles, đánh dấu check Slack. Trong phần biểu đồ, thời gian dự trữ xuất hiện như là thanh mỏng phía bên phải thanh tiến trình. Rê chuột đến thanh này, nó xuất hiện thông tin của thời gian dự trữ.
    33. 58. Ứng dụng MS Project 2010 trong Quản lý dự án 58/58 chúng tôi Lương văn Cảnh Các bước thực hiện để sử dụng MS Project vào dự án thực tế. 1. Thiết lập thông số cho hệ thống: lịch làm việc, định dạng ngày tháng, tiền tệ….Có lưu cho tất cả hoặc file tiến độ đang lập. 2. Lập danh sách công việc theo WBS, ước lượng trước thời gian hoàn. 3. Thiết lập thông tin từng công việc và các mối quan hệ giữa các công việc (task information) 4. Lập danh sách nguồn lực sử dụng cho dự án (Resources Sheet) với đầy đủ thông tin các cột. 5. Gán các nguồn lực cần thiết để hoàn thành cho từng công việc. 6. Phân bổ lại các nguồn lực bị sử dụng quá tải. 7. Xác định đường găng để chỉnh sửa các công việc nằm trên đường găng này (thời gian hoàn thành, ngày bắt đầu, ngày kết thúc) sao cho phù hợp với tiến độ. 8. Kiểm tra lại các nguồn lực có bị sử dụng quá tải, phân bổ lại. 9. Sau khi đồng ý với tình trạng của tiến độ, ta lưu thành kế hoạch dự án (set baseline). chúng tôi dõi và cập nhật tiến độ: % hoàn thành, thời gian hoàn thành, ngày bắt đầu, ngày kết thúc. 11.Đến định kỳ đánh giá dự án, ta so sánh tình trạng dự án hiện tại với kế hoạch (baseline) đã lưu trước đó. Đưa ra phương án điều chỉnh các công việc còn lại trong thời gian sắp tới cho phù hợp. 12.Nếu kế hoạch thay đổi nhiều so với hiện tại, ta lấy phương án điều chỉnh các công việc còn lại trong thời gian sắp tới cho phù hợp lưu lại thành kế hoạch mới (baseline1). 13.Lập lại bước 10 và bước 11 đến khi kết thúc dự án. chúng tôi ấn, báo cáo định kỳ.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Tải Phần Mềm Office Project 2013 Nguyên Gốc
  • Download Proshow Producer 9 Full + Hướng Dẫn Cài Đặt Chi Tiết
  • Tải Proshow Producer Không Có Dòng Chữ Màu Vàng
  • Cách Xuất Video Trong Proshow Producer Chất Lượng Cao Full Hd, 2K,4K
  • Cách Dùng Proshow Producer Tạo Video Từ Ảnh, Tạo Slide Ảnh
  • Bạn đang xem bài viết Huong Dan Su Dung Microsoft Project trên website Ifdvietnam.org. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!

  • Web hay
  • Links hay
  • Push
  • Chủ đề top 10
  • Chủ đề top 20
  • Chủ đề top 30
  • Chủ đề top 40
  • Chủ đề top 50
  • Chủ đề top 60
  • Chủ đề top 70
  • Chủ đề top 80
  • Chủ đề top 90
  • Chủ đề top 100
  • Bài viết top 10
  • Bài viết top 20
  • Bài viết top 30
  • Bài viết top 40
  • Bài viết top 50
  • Bài viết top 60
  • Bài viết top 70
  • Bài viết top 80
  • Bài viết top 90
  • Bài viết top 100